Исследование систем управления

Анализ состава и структуры системы управления

КОМПОНЕНТНЫЙ АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

Компонентный анализ управления позволяет дать оценку состава системы управления и полную развернутую характеристику ее отдельных компонентов. Анализ осуществляется на разных уровнях системы управления: организации в целом, подсистем, блоков, подразделений.

Компонентный анализ включает в себя следующие аналитические действия.

1. Определение максимальной высоты системы управления. Устанавливается количество уровней в наиболее высокой ветви системы: от уровня организации в целом до уровня отдельных работников. На схеме компонентного состава организации (рис. 34) максимальная высота системы управления – 6 уровней. Завышенная система менее управляема, что обусловлено ее усложненностью, способной вызвать эффект «испорченного телефона».

2. Определение минимальной высоты системы управления.
Устанавливается количество уровней в наиболее короткой ветви системы. В нашем примере (рис. 34) это 4 уровень. Следует учитывать, что заниженная высота системы также может вести к ослаблению управляемости в связи с недостаточной дифференциацией управленческой деятельности по вертикали.

3. Установление диапазона колебаний высоты системы.
Определяется как разница между максимальным и минимальным значением высоты. В нашем примере диапазон составляет 2 уровня (6-7). Слишком большой диапазон колебаний  высоты системы свидетельствует о значительной неоднородности строения ветвей системы.

4. Определение средней высоты системы.
Может рассчитываться:
— как величина средневзвешенная по численности работников в соответствующих ветвях системы;
— по медиане как числовое значение признака, находящегося в середине вариационного ряда.

5. Определение высоты подсистем системы управления.

6. Определение компонентной наполненности системы в целом и ее отдельных уровней. Построение пирамиды управления.

В нашем примере компонентная наполненность с первого уровня по шестой составляет: 1-5-8-9-9-500.
Классическая пирамида управления должна иметь явно расширяющийся вид. В приведенном примере с третьего по пятый уровень расширения практически не происходит.

7. Определение компонентной наполненности отдельных подсистем, блоков и подразделений.
Выражается количеством компонентов нижестоящего уровня, включенных в каждый из компонентов вышестоящего уровня. Для 3-5 уровня в нашем примере в основном характерна низкая компонентная наполненность подразделений: преобладает всего двухэлементный состав блоков и подразделений.

8. Определение числа компонентов системы, непосредственно состоящих из отдельных работников и, соответственно, средней численности работников этих подразделений.
В нашем примере это 20 компонентов со средней численностью 25 человек, что вполне соответствует принятым нормам управляемости.

9. Характеристика компонентного состава и построение пирамиды управления по отдельным подсистемам.
В нашем примере:
— основное производство: 2-2-7-5-320
— обслуживающее производство: 1-2-4-90
— функциональное управление: 2-4—90
Таким образом более четко иерархичность управления выражена в обслуживающем производстве.

10. Подробная характеристика каждого компонента (подситсемы, блока, подразделения).
Дается количественная и качественная оценка отдельных компонентов системы. При этом анализ каждого компонента может осуществляться в соответствии с общей схемой исследования. Основные направления оценки:
— техническая база,
— материально-энергетическая обеспеченность,
— кадровый потенциал,
— целевые ориентиры управления,
— уровень организованности.

Характеристика компонента организации не может быть полной и существенно значимой без установления его связи с другими компонентами системы. Поэтому наряду с компонентным должен осуществляться и структурный анализ управления.

СТРУКТУРНЫЙ АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

АНАЛИЗ СВЯЗЕЙ, СОЕДИНЕНИЙ

И КОНФИГУРАЦИИ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ

Исходный пункт структурного анализа управления – исследование составляющих эту структуру связей. Из всей совокупности связей выделяются структурные, то есть устойчивые и системообразующие связи. Устанавливается содержание каждой конкретной структурной связи. Межкомпонентные связи выделяются на всех уровнях системы управления: между подсистемами, блоками, подразделениями, отдельными работниками.

На основе установленных признаков типологии определяются типы существующих структурных связей. По признакам направленности действия, функционального назначения и пространственной ориентации выделяются связи составляющие соответствующие структурные сети:

— сети прямых связей;
-сети обратных связей;
— сети основных связей;
— сети дополняющих связей;
— сети дублирующих связей;
— сети контрольных связей;
— сети корректирующих связей;
— сети вертикальных связей;
— сети горизонтальных связей.

Следует установить, насколько оптимальным является соотношение, сложившееся между разными сетями связей. Оптиум соотношения определяется целевой ориентацией системы управления, состоянием самой организации и особенностями ее функционирования, спецификой существующей ситуации.

Например, система управления предприятием ядерной энергетики, выполняющая функции высшего уровня ответственности, должна иметь очень широкие и полномасштабные сети контрольных и дублирующих связей. Для швейной фабрики будет характерна весьма ограниченная сеть контрольных связей, а сеть дублирующих связей может вообще отсутствовать.
При исследовании любых структурных сетей необходимо оценивать уровень вариабельности входящих в них связей. Вариабельными являются связи, которые при изменении ситуации также изменяют свои характеристики. Вариабельность связей может проявляться в изменении их содержательной насыщенности или в переходе из одних квалификационных групп в другие. Прямая связь может переходить в обратную, обратная – в прямую, основная – в дополняющую, дополняющая – в основную и т.д. Инвариантными являются связи, которые могут оставаться практически неизменными при различном изменении ситуации. Вариабельность связей является основой обеспечения гибкости структуры, а инвариантность – ее жесткости.
Большое значение имеет определение существующего и целесообразного режимов реализации связи: непрерывного или дискретного и установление рационального соотношения между непрерывностью и дискретностью в структуре системы управления. Такое соотношение между непрерывностью и дискретностью связи должно обеспечивать, с одной стороны, максимальную экономичность связи, с другой – полную стабильность структуры.

Для многих сфер функционирования, видов отношений и ситуаций непрерывность связи является необходимостью.

Во-первых, создается возможность постоянного отслеживания ситуации, которое позволяет вовремя заметить происходящие изменения и выбрать адекватную форму реагирования.
Во-вторых, устанавливается стабильный контакт между членами организации, что создает возможность немедленного реагирования, сразу же, как только это становится необходимым.
В-третьих, обеспечивается непрерывное воздействие (материальное, информационное) на членов организации, определяющее их поведение и постоянно ориентирующее их на реализацию целей организации.

Однако непрерывные связи менее экономичны, чем дискретные. Они требуют больших затрат времени на обслуживание каналов связи и на обработку соответствующей информации. При этом возрастает загруженность каналов (плоть до перегрузки) и повышается общая структурная сложность (поскольку множество непрерывных каналов работает одновременно).

Поэтому важнейшим принципом установления рационального режима реализации связей является использование непрерывных связей в строгом соответствии с их необходимостью.

Непрерывные связи необходимы:
1) Для осуществления какого-либо непрерывного процесса совместной деятельности.
2) Для обеспечения четкой и постоянной ориентации членов организации на реализацию общих целей. Примером является сеть вертикальных отношений иерархической соподчиненности.
3) Для обеспечения оперативного реагирования на существенные и непериодические изменения значимых характеристик внешней и внутренней среды (например, непрерывные связи диспетчера с обслуживаемыми объектами).

Если необходимости в осуществлении непрерывных связей нет, должны использоваться дискретные связи. Эти связи подразделяются на периодические и ситуативные, а последние, в свою очередь, – на аварийные и адаптивные. Таким образом, в рамках структурного анализа следует установить: насколько рациональным является соотношение между разными видами дискретных связей и насколько целесообразно использование данных типов дискретных связей в тех или иных конкретных случаях.

Принцип использования периодической связи примерно тот же, что и при использовании непрерывной связи. Если необходимость в осуществлении связи возникает периодически, то дискретная связь должна быть периодической. Если нет – то ситуативной. Периодическая связь широко используется, например, между функциональными подразделениями, выполняющими плановые, контрольные и учетные функции и подразделениями основного производства. Длительность цикла периодической связи определяется особенностями данного вида деятельности и конкретными условиями ее осуществления.

Формирование и развитие ситуативных связей также связано с реализацией принципа экономичности связи. Если нет определенной периодичности ни в функционировании организации, ни в динамике среды, то периодическая связь будет нерациональной (многие периоды включения связи будут бесполезны). Ситуативная связь. осуществляемая по гибкой схеме и включаемая именно тогда, когда она необходима – наиболее целесообразна и экономична.

Аварийная связь как разновидность ситуативных связей включается при нарушении нормального функционирования организации и временной потере равновесия (полной или частичной) на уровне организации в целом или отдельных подразделений. Как правило, основной причиной возникновения ситуации, требующей включения аварийных связей, являются нарушения в сети непрерывных и периодических связей, нерациональное соотношение непрерывного и дискретного во взаимодействии компонентов организации. К аварийной ситуации, например, может вести нарушение установленной периодичности обслуживания оборудования, контроля технологического процесса, дефектологического осмотра сооружений, непрерывности обратной связи в системе линейного управления.

Снизить вероятность возникновения аварийных ситуаций и сократить, соответственно, область распространения аварийных связей позволяет развитие не только непрерывных и периодических, но и адаптивных ситуативных связей. Адаптивные связи включаются при изменении каких-либо существенных характеристик среды. Они позволяют обеспечивать адаптацию организации и ее отдельных подразделений к изменяющейся ситуации.

Одним из направлений структурного анализа является изучение соединений, узлов связи, фиксирующих в себе полную схему связи данного «узлового» компонента с другими компонентами. Устанавливается характер и тип соединений, определяется степень их рациональности и способность обеспечивать эффективное функционирование каналов связи. Рациональные структурные соединения позволяют избегать чрезмерной перегрузки одних каналов и «узловых» компонентов и значительной недогрузки других.

Если в ходе исследования установлено широкое развертывание в структуре простых одноканальных соединений, когда каждый компонент имеет только по одному каналу связи на входе и на выходе, то можно сделать вывод о неэкономичности соединений и примитивности структуры управления. Слишком же развернутая многоканальность соединений структуры, как правило, свидетельствует об излишней усложненности структуры и снижении оперативности, упорядоченности и надежности функционирования системы управления. Резко расширяющие или резко сужающие соединения конвергентно-дивергентного типа свидетельствуют о существенной перегрузке каналов и узлов связи именно в области суженного направления действия.

Проводится также анализ состава каналов связи в рамках одного структурного соединения. Устанавливается соотношение между каналами:
— прямой и обратной связи;
-основной. дополняющей, дублирующей, контрольной и корректирующей связи;
— непрерывной и дискретной связи.

Особый интерес представляет изучение соединений, включающих в себя по несколько различных каналов связи между одними и теми же компонентами. Примером могут быть взаимоотношения в субординированной паре: руководитель – подчиненный:
1) руководитель – директива подчиненному (прямая основная связь);
2) подчиненный – подтверждение принятия к исполнению (обратная, дополняющая связь);
3) подчиненный – информация об объекте управления руководству (прямая основная связь)
4) руководитель – подтверждение получения информации, оценка информации и информационной деятельности работника (обратная дополняющая связь).

Установив все системообразующие связи и структурные соединения можно построить полную схему структуры управления. Упрощенный вариант такой схемы приведен на рис. 35.

Первоначально дается общая экспертная оценка конфигурации структуры с точки зрения соответствия целевой ориентации системы управления и существующей ситуации. Затем осуществляется декомпозиция строения системы управления на отдельные конструктивные элементы, в основе каждого из которых находится определенный – базовый тип конфигурации.

Так в структуре управления предприятием, приведенной на рисунке 35 можно выделить два основных конструктивных элемента:
— структуру административного руководства, базирующуюся на веерном типе конфигурации (рис. 36);
— структуру функционального управления цехами предприятия, базирующуюся на всеканальном типе конфигурации (рис. 37).

Рис. 37. Структура функционального управления цехами предприятия

Каждый из базовых типов конфигурации имеет свои характерные черты. Поэтому определив из каких базовых конфигураций состоит данная структура можно установить ее способность реализовывать те или иные функции, решать определенные задачи и достигать намеченного эффекта.

Важнейшая характеристика как отдельных базовых типов конфигурации, так и общей конфигурации структуры управления организацией в целом – это уровень ее централизации. К централизованным конфигурациям относятся – звездная, колесо, веерная. К децентрализованным – цепная, кольцевая, сотовая. Всеканальная конфигурация может быть как централизованной, так и децентрализованной. В современных условиях высокую эффективность проявляют конфигурации полицентрического типа. В явно выраженном виде это, например, «двойное кольцо», в менее выраженном – «колесо с двойным ободом». Структура административного руководства является жестко централизованной. Структура функционального управления – децентрализованной. Общая структура управления предприятием – централизованная, с некоторыми элементами децентрализации.

Декомпозиционный подход исследования конфигурации структуры управления должен быть дополнен композиционным. Определяются принципы в соответствии с которыми осуществляется формирование конфигурации структуры из отдельных базовых конфигураций. В качестве таких принципов могут быть выделены:

1. обеспечение совместимости типов конфигурации;
2. взаимодополнение свойств разных типовых конфигураций, расширяющее возможности структуры управления;
3. повышение масштабности структуры;
4. усиление или ослабление централизации структуры;
5. повышение адаптивности и гибкости функционирования системы управления.