Контрольная работа по делопроизводству

Содержание

1. Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организаций и предприятий (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка. )Требования к оформлению. Примеры документов.

2. Работа с исходящими и внутренними документами. Учет объема документооборота.

3. Практические задания

Список литературы (пример оформления списка литературы)

Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организаций и предприятий

(уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка). Требования к оформлению. Примеры документов.

В процессе организационной деятельности учреждения формируется комплекс организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся:
— устав организации, положение об организации,
— положения о структурных подразделениях,
— положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения,
— регламенты работы коллегиальных и совещательных органов,
— регламенты работы аппарата управления (руководства),
— штатное расписание,
— инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению),
— должностные инструкции работников,
— правила и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы составляют правовую основу деятельности организации.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом:
— вышестоящей организацией,
— руководителем данной организации,
— коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.),
— руководителем структурного подразделения.

Утверждаться организационные документы могут непосредственно актом руководителя, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиального органа.

Организационно-правовые документы с точки зрения срока действия относятся к бессрочным они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых. Исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно.

В процессе деятельности учреждения по мере изменения характера деятельности и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения. В случае реорганизации деятельности организационно-правовые документы перерабатываются и утверждаются заново.

Устав — правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности (приложение1).

Основными видами уставов являются:
1)   устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом);
2)   устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администрацией);
3)   устав коммерческой организации (утверждается общим собранием учредителей, собственниками имущества) и регистрируется государственным органом (регистрационной палатой);
4)   устав общественной организации (утверждается общим собранием участников организации).

Уставы оформляются на стандартных листах бумаги.

Устав должен иметь:
— наименование организации;
— наименование вида документа;
— дату (дата его утверждения);
— гриф утверждения;
— отметку о регистрации устава;
— место издания (город);
— текст;
— подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт):

1)   Общие положения.
2)   Цели, задачи, предмет деятельности.
3)   Правовой статус.
4)   Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи).
5)   Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими).
6)   Учет и учетность.
7)   Контроль над финансово-хозяйственной деятельностью.
8)   Права и обязанности участников.
9)   Порядок ликвидации и реорганизации.

Положение — нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (приложение 3).

Положения бывают двух видов: типовые и индивидуальные.
Отдельную группу представляют положения о проведении каких-либо конкретных мероприятий: смотров-конкурсов, аукционов и т. д.
Положение составляется на общем бланке организации и должно иметь: наименование документа; дату; номер; заголовок к тексту; гриф утверждения; текст; подписи составителей; печать (при необходимости).

Текст может состоять из следующих разделов:

1)   Общие положения.
2)   Задачи и функции.
3)   Управление и структура.
4)   Права и обязанности.
5)   Контроль деятельности.
6)   Служебные контакты.
7)   Ответственность.

Штатное расписание — документ, содержащий список структурных подразделений организации, должностей сотрудников и их окладов, утверждаемый руководителем или вышестоящим органом (Приложение 4).

Штатное расписание применяется:
— для оформления структуры организации;
— штатного состава;
— штатной численности в соответствии с ее уставом.

Штатное расписание содержит: перечень структурных подразделений; перечень должностей; сведения о количестве штатных единиц; сведения о должностных окладах, надбавках; сведения о месячном фонде заработной платы.

В соответствии со штатным расписанием наименование должности указывается: в трудовом договоре; приказах по личному составу; трудовой книжке. Штатное расписание, как правило, является конфиденциальным документом.

Проекты штатных расписаний готовятся специалистами кадровой службы предприятия по поручению руководителя.
Штатное расписание оформляется на бланке унифицированной формы № Т-3.
Штатное расписание должно иметь: наименование организации; наименование вида документа; дату; номер; текст; визы руководителей структурных подразделений и главного бухгалтера.

Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации.

Инструкция — нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц (приложение 2).

Инструкция составляется на основе законодательства РФ.

Инструкции могут издаваться: органом государственного управления; отраслевым органом управления; муниципальным органом управления; руководством организации
Инструкции бывают типовые и индивидуальные.

Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также бывают типовыми, отраслевыми и индивидуальными.

Инструкция должна иметь:
— наименование организации;
— наименование вида документа;
— дату;
— номер;
— заголовок к тексту;
— гриф утверждения;
— текст;
— подписи составителей;
— печать (при необходимости);
— визы.

Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом).
При введении приказом инструкция оформляется как приложение к тому приказу.

Правила внутреннего трудового распорядка (далее — Правила) — локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189 ТК РФ).
Правила должны быть разработаны в соответствии с Кодексом и распространяться на всех работников предприятия (ст. ст. 15, 56 ТК РФ).

Необходимо также отметить, что законы, которые устанавливают специфические требования к определенным видам деятельности, а также уставы предприятий оказывают специфическое влияние на формирование локальных актов (в том числе и на правила внутреннего трудового распорядка). Например, частной детективной и охранной деятельности.

Перечислим, в каких статьях Трудового кодекса оговорены отдельные положения Правил:
— основные права и обязанности работника и работодателя (ст. ст. 21 и 22 ТК РФ);
— режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ);
— перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
— порядок введения суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
— время предоставления перерыва для отдыха и питания и его конкретная продолжительность (ст. 108 ТК РФ);
— предоставление выходных дней в различные дни недели в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна (ст. 111 ТК РФ);
— предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);
— порядок, место и сроки выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ);
— виды поощрений (ст. 191 ТК РФ).

Пример данного документа представлен в приложении 5

Работа с исходящими и внутренними документами. Учет объема документооборота.

Документооборот – упорядоченное перемещение документов предприятия – от момента их создания (поступления на предприятие) до момента перемещения  на текущее (оперативное) хранение.

Документооборот образуют три самостоятельных, но вместе с тем взаимосвязанных потока документов:

1. Входящие,
2. Исходящие,
3. Внутренние.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами.

В исходящем документопотоке выделяется группы:
—  распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и,
—  информационных документов (коммуникативных) – письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функции оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения.

Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.

Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Общими для всех групп являются следующие операции:
— рассмотрение документов руководителем;
— регистрация документов;
— передача документов исполнителем;
— контроль исполнения документов;
— исполнение документов;
— подшивка исполненных документов в дела;
— использование документов в справочно-информационных целях;
— подготовка документов к передаче и передача в архив.

Основными принципами работы с документами являются:
— единый порядок составления документов и работы с ними;
— четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающие дублирование документных операций;
— современное техническое оснащение делопроизводства;
— целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для предприятия, оправдана конкретной целью);
— умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным.

В организации работы с документами должны быть предусмотрены:
— инструкция по делопроизводству предприятия;
— образцы правильно оформленных документов, установленных на компьютерах работников;
— номенклатура дел предприятия со сроками хранения документов;
— должностные инструкции работников, устанавливающие обязанности и ответственность за подготовку и сохранность документов;
— техническое обучение работников предприятия новым технологиям работы с документами;
— методическое руководство службой делопроизводства работой с документами в структурных подразделениях предприятия;
— информирование руководства предприятия о состоянии работы с документами;
— назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях.

Исходящие документы — это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.

Исходящие документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.

Основные этапы обработки исходящих документов:
— составление проекта документа исполнителем;
— проверка правильности оформления проекта документа;
— согласование проекта документа;
— подписание документа руководителем;
— регистрация документа;
— отправка документа адресату;
— подшивка второго экземпляра документа в дело.

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.
Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником делопроизводства.
Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации.

Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или др. документы, на них вместо подписи проставляется гриф утверждения.
После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов».

Журнал содержит следующие графы: номер документа; дата документа; адресат; краткое содержание или заголовок к тексту; отметка об исполнении; исполнитель; примечание.
При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.

После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах исходящего документа. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства для отправки.

Второй экземпляр отправленного письма подшивается в дело с исходящей перепиской.

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.
К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:
— составление проекта документа исполнителем;
— проверка правильности оформления проекта документа;
— согласование проекта документа;
— подписание документа руководителем;
— регистрация документа.

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:
— передача документа исполнителю;
— контроль исполнения документа;
— исполнение документа;
— проставление отметки об исполнении;
— подшивка исполненного документа в дело.

Учет документов проводиться при помощи их регистрации. Регистрация документа — запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима:
а) для обеспечения сохранности документов;
б) для удобства поиска документов;
в) для учета и контроля исполнения документов,

Формы регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления исполнения документов).

Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.
Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая их которых регистрируется отдельно: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; контракты коммерческие; документы, имеющие гриф ограничения доступа.

Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое был подшит документ или его копия.

Виды регистрации: журнальная, карточная, компьютерная.

Журнальная регистрация наиболее надежная при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток — медленный поиск.
Журналы регистрации включает следующие графы: номер документа; дата документа; дата поступления; автор документа (отправитель); адресат (получатель); количество листов документа; резолюция; исполнитель; подпись исполнителя; срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела; имя файла; примечание.

Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т. д. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток — возможны потери карточек.

Компьютерная регистрация наиболее оперативный и удобный вид регистрации, так как позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток — возможна потеря информации по техническим причинам.

Примерный список нерегистрируемых документов: поздравительные письма, приглашения, рекламные письма, печатные издания, извещения, сообщения о встречах, переговорах, письма с пометкой «лично», программы конференций, совещаний и т. п.

Практические задания

Задание1:

В обязанности специалиста кадровой службы районо входит подготовка должностных инструкций для работников.

В роли специалиста кадровой службы на основании тарифно-квалификационного справочника должностей специалистов и изложенных в нем требований к специалистам составьте, оформите, подпишите и утвердите должностную инструкцию товароведа. (Приложение 2)

Задание2:

Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить курсы повышения  квалификации «Возможности повышения рентабельности предприятия в современных условиях», которые проходят в здании «Экспоцентра» в Санкт-Петербурге на Лигговском пр., д. 58

письмо- приглашение

Задание 3:

В ответ на письмо-приглашение в роли секретаря фирмы составьте телефонограмму о прибытии  представителя фирмы, включив просьбу о бронировании в одной из гостиниц города одноместного номера «Люкс» на имя представителя на период с 09.02.2005 года до 16.02.2005 года.

телефонограмма

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. — М.: Интел-Синтез, 2008.
2.   Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. Учеб.-практич. Пособие / Басаков М.И. — Ростов н/Д, 2007.
3. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003): практич. пособие  / М.И. Басаков (Справочники). 4-е изд. — Ростов н/Д: Феникс, 2007.
4.   Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей — 4-е изд., перераб. и доп. // Серия «Учебники и учебные пособия» — Ростов н/Д: Изд-во «Феникс», 2005.
5. Басаков М.И. Как правильно подготовить и оформить деловое письмо: Учеб.-практич. пособие. — 3-е изд., испр. и доп. — М.: Изд-торг. корпорация Дашков и К0, 2005.
6.  Белов А.П., Белов В.Н. Делопроизводство и корреспонденция. М., 2008.
7. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.
8.            Государственная система документационного обеспечения управления. — М.: Главархив, 2008.
9.  Делопроизводство в кадровой службе / Сост. А.В. Верховцев. — М.: Изд-во ИНФРА-М, 2007.
10. Делопроизводство в системе государственного управления: Уч. практ. пособие. — М.: Изд-во РАГС, 2002.
11. Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю., Цветкова С.Н. Документирование управленческой деятельности: делопроизводство и корреспонденция: Учебное пособие. — Ростов н/Д: — Изд. центр МарТ, 2007.
12. Мандрица В.М., Семенов М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности: экзаменационные ответы: серия сдаем экзамен. -Ростов н/Д: Изд-во Феникс, 2008.
13. Микушина М.Н. Делопроизводство в кадровой службе: серия закон для всех. — Новосибирск, 2004.
14. Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Делопроизводство в управлении персоналом: Образцы документов. Рекомендации по составлению с юридической поддержкой. — М .: Изд-во ПРИОР, 2006.
15.            Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. — М.: Изд-во ПРИОР, 2007 (изд. 7-е).