Формирование снабженческой стратегии микрологической системы

2.4. Приёмка продукции по критериям качества и количества

В реализации плана закупок большое значение имеет приёмка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества и количества продукции.
Приёмку продукции по качеству осуществляет менеджер по качеству.

Приёмка продукции по качеству и количеству проводится в соответствии со стандартами и другими обязательными для сторон правилами, а также по таким сопроводительным документам, удостоверяющим качество, как сертификат, удостоверение о качестве. Если документы, подтверждающие качество, отсутствуют, это не является причиной приостановки приёмки. В этом случае должен быть составлен акт о фактическом количестве и качестве продукции в соответствии с ГОСТом.

В случае обнаружения отклонений качества поступившего материала от требуемых стандартов предприятие составляет акт. При поставках продукции, не отвечающей требованиям качества и комплектности, предприятие предъявляет поставщику претензию, к которой прилагаются следующие документы:

акт приёмки продукции;
документы поставщика, удостоверяющие качество и комплектность продукции;
документ, подтверждающий полномочия представителя, участвующего в приёмке продукции;
другие документы, которые могут свидетельствовать о причинах появления некачественной продукции или её некомплектности.

Приёмка продукции по количеству осуществляется в момент выгрузки или в момент получения от поставщика. При получении материала предприятие устанавливает соответствие фактически поставленной продукции условиям контракта и имеет право отказаться оплачивать излишки продукции, не предусмотренные контрактом.

При выявлении недостачи приёмка продукции приостанавливается. Предприятие вызывает представителя поставщика для составления акта приёмки. Результат приёмки оформляется актом.
Весь процесс управления закупками с учётом уже рассмотренной ранее информации можно разбить на отдельные операции.

Таблица 2. Операции по управлению закупками и затраты на их осуществление

Операции	Затраты
— определение требуемой номенклатуры товара	— з/п персоналу; — затраты на информационное обслуживание
определение и оценка требований производства (установка требований к весу, размерам, параметрам поставок, планы и спецификации на каждую позицию номенклатуры и определенную номенклатурную группу расходных материалов)	з/п персоналу; затраты на информационное обслуживание
определение наличия складских мощностей	— з/п персоналу; — затраты на информационное обслуживание
— анализ поведения рынка; определение количества возможных поставщиков; определение позиции поставщиков на рынке; определение профессионализма и надежности поставщиков	— з/п персоналу; — затраты на информационное обслуживание; — затраты на сбор первичной информации и на приобретение отчетов
определение всех возможных поставщиков, включая и тех, чьими услугами ранее не пользовались	— з/п персоналу; — затраты на информационное обслуживание; — затраты на сбор первичной информации и на приобретение отчетов
предварительная оценка всех возможных поставщиков	— з/п персоналу; — затраты на информационное обслуживание
отбор наиболее подходящих поставщиков	— з/п персоналу; — затраты на информационное обслуживание
проведение переговоров с поставщиками	— з/п персоналу; затраты на информационное обслуживание; затраты на используемые при переговорах средства связи; затраты на проезд до места переговоров; представительские затраты; затраты на предоставление юридических услуг
оценка оставшихся поставщиков и окончательный выбор поставщика; оценка уровня цены; надежность поставок; качество сопутствующего сервиса; соответствие внутрипроизводственной логистической концепции	— з/п персоналу; — затраты на информационное обслуживание
информационное обеспечение процесса управления закупками, организация документооборота	— з/п персоналу; — затраты на информационное обслуживание

Поскольку одной из важнейших задач логистики является минимизация издержек, то стоит обратить внимание на такой элемент затрат, как издержки снабжения. Необходимо проанализировать каждую операцию, из которой состоит процесс управления закупками, и соответствующие ей затраты.
В данном случае можно дать предприятию следующие рекомендации.

Во-первых, ввести централизованную систему закупок, что позволит стандартизировать процесс закупок, устранить дублирование функций (таких, как обсуждение всех условий поставки, каждый раз, когда требуется сделать заказ), осуществлять эффективный контроль за соблюдением обязательств поставщиками, поскольку, как правило, такая форма осуществления закупок подразумевает под собой получение скидок.

Во-вторых, совершенствовать документооборот (затраты на информационное обеспечение присутствуют во всех элементах процесса управления закупками) путём внедрения компьютерной сети, использования Интернет-технологий и т.п.
На основе анализа закупочной деятельности предприятия рекомендуется разработать модель управления закупками, которая значительно упрощает весь процесс и позволяет сделать общие выводы (рис.4).

Модель управления закупками

Рис 4. Модель управления закупками

Согласно данной модели процесс управления закупками состоит из четырёх функциональных блоков:
1. «Определение потребностей». Процесс снабжения предприятия начинается с обоснованного определения его потребности в материальных ресурсах (что, сколько и когда необходимо). Имея такую информацию на определённый момент времени, можно планировать получение материалов со склада, перемещение их избытков из другого подразделения или закупку недостающих ресурсов. Общепризнанно, что именно оптимизация потребностей предприятия таит в себе огромные резервы роста его прибыли.

2. «Формирование заказов (заключение контрактов) на закупку». Портфель заказов формируется исходя из потребностей подразделений предприятия. Сначала определяют допустимые условия поставок (цены, сроки, размеры партий), а затем ведут поиск возможных поставщиков. После этого осуществляются размещение заказов и заключение контрактов на поставку товаров по установленным ценам, в заданные сроки, в определённых объёмах.

3. «Контроль хода исполнения заказов». Процесс контроля — это стандартная процедура, устанавливающая способность поставщика выполнять условия контракта. В ряде случаев при возникновении проблем может потребоваться корректировка заказа: изменение объёмов, уточнение спецификации и др.

4. » Получение и проверка товара». Получаемые от поставщиков товары проходят процедуру входного контроля. Если они соответствуют спецификации поставки и удовлетворяют сертификатам качества, то их передают на склад или непосредственно подразделениям предприятия. Процесс получения и проверки поставляемых товаров является обязательным в системе управления закупками.