Контрольная работа: деловые переговоры

Древние египтяне и другие народы Востока вели между собой устные и письменные переговоры. На основании археологических раскопок установлено, что первый письменный договор в истории человечества был заключен между египетским фараоном Рамзесом II и королем хеттов Хаттушилем III в 1278 г. до н.э. Уже тогда подготавливали два экземпляра договора и ими обменивались. Этот обычай существует и в настоящее время. Он вошел в повседневную практику международного общения. К этике и этикету деловых отношений и предпринимательства обращался древнегреческий философ Аристотель. В своем трактате «Этика Никомаха» он писал о моральных основах прибыли, торгов, ростовщичества. Его рассуждения о справедливой цене могут рассматриваться как своеобразное наставление для предпринимателей.
Переговоры – важная часть делового общения. Это взаимное общение с целью достижения совместного взаимовыгодного решения.
Деловые переговоры требуют тщательной подготовки, учета различных объективных и психологических аспектов
Подготовка к переговорам
Подготовка к переговорам включает:

анализ проблемы:
планирование переговоров:
предпереговоры (первые контакты с партнером).

В процессе подготовки к переговорам иностранные партнеры все продумывают и изучают до мелочей, чего нельзя сказать о российских бизнесменах, у которых они часто заходят в тупик. Плохо организованные переговоры ведут к
материальным потерям и потере репутации.
Анализируя проблему, определяют, о чем и с кем будут переговоры. Получают
нужную информацию о партнере (надежен, имеет ли опыт участия в алогичных
переговорах, каковы его финансовые дела). Выявляют, есть ли альтернатива данным переговорам. Определяют, нужны ли эксперты. Затем проводят содержательный анализ проблемы, возможно, вместе с экспертами.
При планировании переговоров

ставят несколько целей, например, получить информацию о партнере, дать информации о себе, заключить соглашение.
Выбирают время и место проведения переговоров.
Определяют состав делегации и ее руководителя.
При первых контактах с предполагаемым партнером устанавливают рабочие отношения, дают предложения по повестке дня в общем виде.

В сфере бизнеса для переговоров используются обычно квадратные, прямоугольные и круглые столы.
Квадратный стол в сознании человека ассоциируется с соперничеством, как следствие этого люди равного положения начинают себя вызывающе вести. Квадратные столы хороши для проведения короткой деловой беседы или для подчеркивания отношений субординации.
Отношения сотрудничества скорее устанавливаются с тем человеком, который сидит за столом справа от руководителя или рядом с ним. От человека, сидящего справа, будет исходить больше понимания, чем от того, кто сидит слева. От человека, сидящего напротив руководителя, исходит наибольшее сопротивление. Квадратный стол часто используется для деловых переговоров, брифингов, для беседы с провинившимися.
За прямоугольным столом почетными местами считаются места на торце стола. Из них наиболее почетное является место — напротив двери, Если дверь находится сбоку, то почетное место — напротив окна, выходящего на улицу, но не во двор. При этом окно должно быть закрыто шторой или жалюзи. Попадание на гостей солнечного света расценивается как неуважение к ним.
Данная информация позволит правильно планировать размещение участников встречи за столом.
Круглый стол необходим для неофициальной и непринужденной атмосферы. Это лучшее средство проведения беседы людей равных по социальному статусу, ведь именно в этом случае каждому за столом выделяется равное визуальное пространство. Хозяин обладает наивысшими полномочиями. Сидящему справа от хозяина невербально выделяется больше власти, чем слева. Чем дальше гость расположен от хозяина, тем степень его влияния в данном кругу меньше . Следовательно, собеседник, сидящий прямо напротив хозяина, находится в конкурентно защитной позиции и
доставляет больше беспокойства.
В соответствии с протоколом осуществляется рассадка* участников за столом
переговоров. Рассадка имеет несколько вариантов:

главы делегаций сидят во главе стола, переводчики – сбоку, далее другие члены делегаций с учетом рангов:
главы делегаций сидят в центре стола, друг напротив друга; рядом с ними – переводчики, далее члены делегаций с учетом рангов:
если в переговорах участвуют три и более сторон, то главы делегаций рассаживаются по алфавиту, по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола. Председательствуют по очереди, по алфавиту или на первом заседании переговоры возглавляет хозяин, затем председательствуют другие главы делегаций – по алфавиту.

Переговоры должны вестись в спокойном тоне. Не должно быть агрессии, раздражения. Партнера выслушивают внимательно, не перебивая. Участники переговоров присматриваются друг к другу, стараются не пропустить невербальную подсказку. Протоколом предусмотрено через 5 – 7 минут после начала переговоров подача чая, кофе. Через час вторично предлагают чай, кофе.
Деловые переговоры нужны для обсуждения общей проблемы с партнером и принятия взаимовыгодного решения. Для этого необходимо владеть техникой переговоров.
Могут применяться различные тактики ведения переговоров, из которых далеко не все эффективны и полезны. В жизненной практике чаще встречаются малоэффективные стратегии поведения в спорных вопросах, такие как:
1) жесткое доминирование (жесткий подход) одной стороны и соответственно вынужденное подчинение, капитуляция другой стороны либо открытая конфронтация сторон;
2) «мягкая уступчивость» (мягкий подход), направленная на избегание конфронтации и приводящая к компромиссному решению (при обоюдной уступчивости) либо к выигрышу «жесткого» участника.
Сторонники «жесткого» подхода (Ж) ставят перед собой цель «победить» любой ценой, требуют от другой стороны уступок, не доверия партнерам по переговорам, угрожают им, ищут то решение, которое максимально выгодно для самих себя.
Сторонники «мягкого» подхода (М) ставят цель достичь «соглашения», поэтому делают уступки для развития отношений, вносят предложения, допускают односторонние потери для достижения согласия, стараются быть дружелюбными, доверяют партнерам, ищут то решение, на которое «пойдут» партнеры по переговорам.
Возможны следующие исходы: Ж + Ж = разрыв, конфронтация, реже капитуляция; Ж + М = выигрыш Ж; М + М = компромиссное решение. Это все разновидности позиционного торга, и чем более участники защищают свои позиции, тем сильнее с ней связываются, тем труднее им изменить свою первоначальную позицию, срабатывает «гонор, спасение своего лица», и достижение согласия становится все менее вероятным, поскольку позиционный торг психологически превращается в состязание воли, чтобы заставить другую сторону изменить свою позицию.
Переговорный процесс – сложное явление, состоящее из ряда этапов, каждый из которых требует тщательной подготовки и аналитической работы. Здесь экспромты недопустимы. Вначале уточняют интересы позиций, целей участников переговоров. Позиции обсуждаются и согласовываются.
На первом этапе, при уточнении неясных моментов в позиции партнера возможны ошибки. Ситуации непонимания на 90 % связаны с тем, что партнеру не удалось ясно, последовательно, убедительно изложить свою точку зрения. В ведении переговоров допускаются следующие некорректности:

началу переговоров, не предшествует их предварительная подготовка в достаточной мере; при этом не учитывается, что партнер не сможет действовать в такой ситуации; инициатива будет упущена;
у партнера отсутствует реальный план действий;
партнер не подготовлен к переговорам; не имеет представления о собственных конкретных предложениях и аргументах, детальных требованиях и критериях оценки предмета переговоров, позиции и ожидаемой реакции противной стороны;
собеседник не слушает партнера, не сдержан, излишне эмоционален, своенравно отстаивает свою позицию; не приводит новых фактов, не выдвигает новых предложений; излагает известные, мешающие решению проблемы позиции;
некоторые руководители недооценивают значение психологических моментов, например, готовности пойти навстречу партнеру.

Успех переговоров напрямую зависит от ответственного отношения партнеров к процессу их проведения и, в том числе и от их поведения в конкретной ситуации.
В случае согласования позиций партнеры приступают к редактированию текста
По окончании переговоров устанавливается протокольное мероприятие – деловой прием
Американские специалисты считают переговоры «острием экономических отношений». Зарубежные коллеги еще в юности овладевают переговорным процессом. Российские предприниматели только учатся этому искусству. Растерянность их или использование методов, усвоенных при командно- административной системе, приводит к срыву переговоров. В результате партнеры терпят убытки, а иногда безвозвратно теряют возможность наладить взаимовыгодные внешнеэкономические связи.
Отечественный уровень делового общения намного уступает зарубежному. В советском политизированном обществе отношения с деловым этикетом складывались сложно. Во все поры общественного сознания проник «этикетный нигилизм». На заре советской власти отрицались и порицались хорошие манеры поведения. Власть имущие заявляли: «Мы — люди простые,«академиев» не кончали, а вам, буржуям, вообще скоро конец придет».В итоге сформировался стереотип «невоспитанного советского человека». Незнание обычаев, этикета, деловых отношений способны вызвать отрицательную реакцию и, как следствие, – отрицательный результат переговоров. Эмоции могут быстро завести переговоры в тупик или вообще прекратить их.
Имея дела с представителями зарубежных стран, следует знать и уважать обычаи и этикет других народов. Например, ведя дело с представителями исламского мира, помнят, что в месяц рамадан мусульманину не положено ничего есть от восхода до заката солнца. В первый месяц мусульманского года стараются не устраивать приемов.
Арабам затруднительно иметь дело с представителями женского пола. С японцами вначале обмениваются визитными карточками. При первых встречах не ведут деловые разговоры. К рабочим отношениям переходят тогда, когда возникает ощущение взаимного доверия. Тут положено обмениваться сувенирами или подарками.
Каждый участник переговоров старается достичь соглашения, которое удовлетворяло бы его насущные вопросы. Этикет не допускает во время переговоров снимать пиджаки или распускать узлы галстуков, за исключением случаев, когда это предлагает сделать глава делегации партнеров (почетный гость), давая этим понять, что наступило время неформальных переговоров. В таких случаях применяется термин: no tie session (англ.) – неформальные переговоры («встреча без галстуков»).
Установить деловые отношения с иностранными партнерами без знания делового этикета невозможно. За рубежом большую роль играют личностные качества отдельно взятого человека.